Kan ik zelf een order maken voor een klant?

Over dit artikel

In dit artikel vertellen we je hoe je een order voor een klant kunt maken in het OMS. 

Introductie

De meeste orders worden door de klant zelf gemaakt op de webshop. In sommige gevallen kan het ook handig zijn als jouw klantenservice kan helpen bij het plaatsen of afronden van de order. Bijvoorbeeld als je met een klant aan de telefoon bent en je uit serviceoogpunt de order wil plaatsen. Of omdat de klant jou belt voor een uitzonderlijke hoeveelheid of een vraag over een product. Niets zo handig dan direct de (concept)order te plaatsen. De klant is snel geholpen en de conversie is binnen.

Hoe werkt het?

Het NextChapter OMS (Order Management Systeem) bevat een overzicht van alle orders van jouw kanalen. Bijvoorbeeld van jouw webshop(s). Je kunt hier zelf handmatig ook orders aan toevoegen voor bestaande klanten met een account op jouw webshop. (In de toekomst zal dit ook kunnen voor klanten zonder een account).

Dit betekent dat je zelf een order in het OMS maakt voor een klant die je bijvoorbeeld aan de telefoon hebt. Je kunt hiervan eerst een conceptorder maken en dit bij akkoord omzetten naar een definitieve order.
Bij een definitieve order krijgt de klant netjes een e-mail met een betaallink zodat de betaling kan plaatsvinden. Na betaling is het proces exact hetzelfde als bij een webshop order: de klant ontvangt netjes een orderbevestiging incl. factuur.
Daarna gaat de order mee in de reguliere flow van order management en fulfilling. De order komt tussen de andere orders in het OMS te staan en kan worden verzonden volgens jouw reguliere proces.

Stappen in het OMS

• In het backoffice vind je deze feature onder Order Management > Orders > Concepten.
   
• Klik op toevoegen
• Geef de conceptorder een naam en sla op (dit is de naam die jullie zelf in het OMS zien. De klant ziet deze naam niet)
  
• Er verschijnen nu 5 tabs. Dit zijn de eenvoudige stappen die je doorloopt om de order te maken.
• Tab Algemeen: Hier zie je de naam die je net gekozen hebt.
• Tab Klant: hier zoek je de klant op voor wie je een order wil maken. Je vindt hier alle klanten die een account hebben. Je kunt zoeken op o.a. naam en e-mailadres. Selecteer de gewenste klant en sla op.
  
• Tab Adres: hier wordt automatisch het adres van de geselecteerde klant getoond.
  Je hebt hier de optie om een ander factuur- of afleveradres te kiezen, net als wanneer de klant zelf online zou bestellen. Als het adres gewoon klopt hoef je hier verder niets te doen en ga je door naar de volgende stap.
  
• Tab Producten: hier selecteer je de producten die de klant wil kopen. Je kunt zoeken op productnaam, of een deel daarvan, maar ook bijvoorbeeld op EAN of artikelnummer.
  Je kunt je artikel hier ook weer verwijderen mocht het nodig zijn.
  De tab producten is eigenlijk het winkelmandje dat je samenstelt voor de klant.
  
  Als er productpromoties actief zijn op deze producten dan zie je dat direct terug in de winkelmand. De korting per product wordt dan getoond in het productenoverzicht.
  Winkelwagenpromoties waarvoor je een promotiecode nodig hebt kunnen op dit moment nog niet worden toegepast. (Deze optie wordt later toegevoegd)
  
• Tab Bezorgmethode: hier heb je 2 opties: Thuis bezorgen (op het afleveradres uit de order) of afhalen in de winkel.
• Als je alle tabs hebt doorlopen kun je eventueel nog één keer met de klant doorlopen of alles klopt.
  Als alles klopt en de klant is akkoord met de order, zet je de conceptorder om naar een echte order.
  Gebruik hiervoor de knop "converteren":
  De order wordt omgezet in een echte order en je ziet dan ook een ordernummer verschijnen.
• De order is nu een officiële order, met eigen ordernummer, in het OMS.
  Jouw order staat nu dan ook tussen alle orders bij Order Management > Orders > Overzicht.
  De order heeft de status "wachten op betalen".
• De klant ontvangt -als het concept geconverteerd is naar de order en dus definitief- automatisch een e-mail met betaallink. De klant kan betalen met iDEAL (Nederland) en Bancontact (België). Zodra de klant betaald heeft krijgt de klant netjes een orderbevestiging per e-mail + verandert de orderstatus in het OMS naar "wachten op verzenden". De order kan verzonden worden via jouw reguliere fulfilmentproces.
  • Op dit moment ondersteunt NextChapter betaallinks via Buckaroo. Let op dat je dus een account bij Buckaroo dient te hebben en dat de betaalmethode "payment link" geactiveerd is in Buckaroo.
    Gebruik je een andere payment provider? Dan kun je daarnaast Buckaroo gebruiken voor alleen de methode "payment link". Op de webshop zelf kun je gewoon gebruik blijven maken van jouw payment provider.
    
    
  • De tekst in de betaallink e-mail kan beheerd worden bij alle e-mailteksten, via Content > Site Content > E-mailteksten > "Betaallink".